실사 때마다 재고 숫자가 안 맞는 이유

재고 차이는 대부분 도난이 아니라 기록의 빈틈에서 생깁니다. 입고 등록이 늦거나, 급한 출고를 나중에 적기로 하고 잊거나, 박스와 낱개 단위가 섞이거나, 반품·불량이 정상 재고에 섞이거나, 물건을 다른 자리에 두는 일이 쌓인 결과입니다. 실사로 숫자를 맞추는 것만으로는 다음 달에 또 틀립니다. 물건이 움직이는 순간에 기록이 남게 해야 끝납니다.

실사가 끝나면 늘 이런 대화가 오갑니다

• “분명히 입고했는데요, 등록은 내일 하려고 했어요.”
• “그거 급해서 먼저 보냈어요. 전표는 아직이요.”
• “장부는 박스 단위고 실사는 낱개로 셌는데요?”
• “반품 들어온 거 일단 저 선반에 올려놨어요.”
• “있긴 있는데 어디 있는지는 ○○ 씨가 알아요.”

누구 한 사람의 잘못이 아닙니다. 바쁜 현장에서 기록을 나중으로 미룰 수밖에 없는 구조가 차이를 만듭니다. 그래서 직원에게 “꼼꼼히 적으라”고 당부하는 것으로는 잘 해결되지 않습니다.

장부와 실물이 어긋나는 다섯 가지 원인

한 번에 몰아 세는 실사의 한계

창고 전체를 한 번에 세는 전수 실사는 필요합니다. 하지만 그것만으로는 다음 실사까지 한 달, 한 분기 동안 차이가 쌓이고, 그때는 언제 어디서 틀렸는지 거슬러 올라가기 어렵습니다.

그래서 순환 실사를 함께 권합니다. 품목이나 구역을 나눠 매일 조금씩 셉니다. 차이가 작을 때 발견하니 원인도 바로 보이고, 실사 때문에 출고를 멈추는 날도 줄어듭니다.

차이가 다시 생기지 않게 하는 순서

1. 품목 단위부터 고정합니다. 박스로 들어와 낱개로 나가는 품목은 환산 기준을 하나로 정합니다.
2. 선반에 위치 코드를 붙입니다. 물건을 놓을 때 위치를 함께 남기게 합니다.
3. 입고와 출고를 스캔으로 바꿉니다. 기록이 움직임과 같은 순간에 일어나게 합니다. 바코드 재고관리를 시작하는 순서를 참고하세요.
4. 반품·불량을 분리합니다. 팔 수 있는 재고와 팔 수 없는 재고를 다른 구역에 둡니다.
5. 순환 실사를 일과에 넣습니다. 차이가 나면 그날 바로 원인을 적습니다.