엑셀 재고관리, 언제 시스템으로 바꿔야 하나요?

재고 숫자를 믿지 못해 창고에 직접 가서 세는 일이 잦아졌다면 바꿀 때입니다. 엑셀이 나빠서가 아닙니다. 엑셀 파일 하나에 여러 사람과 여러 업무가 기대기 시작하면, 숫자가 실제 움직임보다 늦게 고쳐지고 누가 왜 고쳤는지가 남지 않습니다. 그때부터 엑셀은 기록이 아니라 짐작이 됩니다.

이런 장면이 익숙하다면

• “재고 있어요?”라는 전화에 바로 답하지 못하고 창고에 내려가 봅니다.
• 재고_최종_진짜최종.xlsx처럼 어느 파일이 최신인지 사람마다 다르게 압니다.
• 월말 마감 때마다 장부와 실물을 맞추느라 야근을 합니다.
• 담당자가 휴가를 가면 그 사람만 아는 서식과 규칙 때문에 일이 멈춥니다.
• 없는 줄 알고 다시 발주했는데 창고 구석에서 같은 물건이 나옵니다.
• 출고는 오전에 했는데 장부는 저녁에 고쳐져, 그 사이 받은 주문이 꼬입니다.
• 숫자가 틀렸을 때 언제부터, 누구 입력에서 틀렸는지 찾을 방법이 없습니다.

세 개 이상 해당한다면 엑셀이 감당할 수 있는 범위를 넘어선 것입니다. 이건 담당자의 꼼꼼함 문제가 아닙니다. 사람이 많아지고 물건이 빨리 움직이는 현장을 파일 하나로 붙잡는 구조가 한계에 닿은 것입니다.

엑셀이 한계에 닿는 진짜 이유

엑셀 자체는 훌륭한 도구입니다. 문제는 재고 관리에 필요한 세 가지를 엑셀이 구조적으로 해 주지 못한다는 점입니다.

1. 입력이 움직임보다 늦습니다. 물건이 나간 뒤 누군가 자리에 돌아와 고칠 때까지 숫자는 틀린 채로 있습니다.
2. 기록이 남지 않습니다. 셀을 덮어쓰면 이전 값과 바꾼 사람, 바꾼 이유가 사라집니다. 차이가 생겨도 원인을 거슬러 올라갈 수 없습니다.
3. 동시에 쓰기 어렵습니다. 여러 명이 같은 파일을 고치면 사본이 생기고, 사본끼리 숫자가 달라집니다.

엑셀과 시스템, 무엇이 달라지나

무리 없이 넘어가는 순서

한 번에 모든 것을 바꾸려 하면 현장이 버티지 못합니다. 이 순서를 권합니다.

1. 가장 아픈 곳 하나를 고릅니다. 재고가 문제면 창고부터, 정산이 문제면 ERP부터입니다. 나머지는 같은 시스템에 이어 붙이면 됩니다.
2. 품목과 거래처를 정리합니다. 같은 물건이 여러 이름으로 적혀 있다면 이때 하나로 묶습니다. 데이터 이관 글에 정리할 항목을 적어 두었습니다.
3. 실사로 시작 숫자를 맞춥니다. 엑셀 숫자를 그대로 옮기면 차이까지 함께 옮겨 옵니다.
4. 잠시 병행합니다. 처음 몇 주는 시스템과 기존 방식을 함께 돌려 숫자가 맞는지 확인한 뒤 엑셀을 내려놓습니다.

시스템으로 바꿔도 엑셀을 버리는 것은 아닙니다. 데이터는 언제든 엑셀로 내려받을 수 있습니다. 바뀌는 것은 숫자를 고치는 곳이 하나로 정해진다는 점입니다. 엑셀은 보고서를 만드는 도구로 남습니다.